作業二-知識管理成功案例

知識管理案例-明碁電腦


同一個錯誤沒有人會犯第二次
　　網際網路溝通了環境，也整合了一切，「網路讓資訊傳遞沒有國界地散布。」明碁電腦總經理李焜耀看到網路對未來的改變，尤其當網路透過手機這個工作平台發揮影響力，未來世界更是大大不同。「大家不再被綁在桌子前面，」一隻手機就能串聯全世界，人真的完全不受空間限制來做事，工作、休閒與遊戲的界線也就愈來愈模糊。李焜耀認為，這種改變對明碁的意義勿寧是「恐慌多於機會」，多半是因為對恐慌的回應思考吧，明碁除了把無線通訊變成核心技術，也透過「網路」進行知識管理。

網路是知識管理的利器

　　知識就是企業的資產，在一個組織裡最重要的就是人的知識與組織的知識，因此必須透過一個確實運作的平台有效管理知識，以提升人與組織的價值。因為網際網路具有強大的溝通、搜尋與儲存的能力，使網路成為知識管理的利器。李焜耀指出，知識管理的目的就是透過取得資訊、創造知識、善用知識的過程，讓員工創造新的競爭優勢。一般企業要導入知識管理，都會從人員、科技與文化等角度進行策略思考與流程改造，李焜耀特別強調，「文化的塑造最重要。」畢竟，資訊科技只是知識的交流管道與儲存系統，並不能主動創造知識，創造知識的能力掌握在人的手上，分享並運用知識則端賴文化的建立。在明碁，這個文化就是「員工如何透過internet『學習』。」學習分享、互信與創新。

　　明碁在這個基礎上建置內部網路，基於微軟不斷創新的理念與明碁相契，而且能提供長期管理的信賴感，因此選擇微軟的Exchange Server做為知識管理系統的平台，進行人事行政、溝通系統、營運數據整合……等多項電子化工程。

　　以營運數據整合電子化為例，傳統的數據管理方式多半由各部門（財務、會計或行銷等）提供數據，統一由中央資訊系統部門做集散管理，負責回應管理階層與公司其他部門索取；明碁知識管理系統的運作，則在Web Based EIS系統(應用SQL Server 7.0 OLAP Service + Excel 2000開發而成的商業智慧系統)下要拖拉不同的分析角度，就能立即完成營運業績報表，員工不需要額外人員提供報表，直接在線上讀取各式維度的營運資料，同時也可進行各月/各星期等時間點營運狀況的比較，讓決策人員在拖拉瞬間即可解讀各式報表及擬定經營決策；同時還有一個體貼的個人式設計，可以把最常分析的報表儲存在個人的Profile中，方便在線上瀏覽時依需要隨時查詢。所有的組織都需要數據，因為它是創造資訊的重要原料，這樣即時有效率的數據管理，不但提升了數據的價值，變成可用的資訊，更成為有助於決策的知識。

　　人事行政的電子化，除了更有效率地把行政作業轉移到網路平台上，李焜耀表示，明碁也在勾勒員工職能，透過列舉員工的技能與知識，來評估員工的知識能力，建立線上員工知識分布圖，這個系統不但使員工容易找到知識，也有利於全公司的人才規劃。

知識在哪裡？

　　在資訊轉變成知識的過程中，固然需要科技大力幫忙，最重要的還是人的參與，這個參與的過程主要是界定哪些資訊要萃取整合成知識、如何移轉知識、如何評估管理的效益。明碁對於知識的界定與傳播係由各事業的高階主管負責，在明碁的定義裡，知識的來源包括外部知識與內部知識。外部知識可以透過系統機制，預先設定相關主題，定期在各網站中耙出資訊，再經由內部人員萃取整編放在內部網路上，供員工選取閱讀；內部知識，則是組織裡主動提供的知識，「現在許多部門都在收集『tribe story』（部落故事），」李焜耀表示，希望散布在公司各角落的經驗都能提出來分享與學習。

　　公司因為規模與地理上的分散，往往增加知識搜尋與傳遞的難度，明碁在台灣之外，分別於馬來西亞、中國大陸、墨西哥、英國威爾斯等地設立設立大型自動化工廠，在荷蘭、美國、日本、中國蘇州等地也有行銷服務據點，即使在台灣，不同產品事業也可能在不同的地方與建築物裡，到底員工要怎樣才能找到所需要的知識呢？唯有讓員工容易的取得知識，並提高知識的使用程度，知識才算是有價值的資產。因此，明碁內部知識還有另一種型態與管道，「我們有個資料中心，專門負責來自各地的資料管理。」李焜耀表示。在這個資料中心，差不多在產品、研發、商品化、製造，以及行銷技術，都有一個「母版」檔案，分類儲存，員工可以進入資料中心搜尋所需要的資料。

　　提供資訊、分享知識，甚至搜尋知識，整個管理過程，信任是成功的關鍵之一，李焜耀很清楚地表示，即使是對員工上網的習慣也需要信任。基本上，明碁的用人策略是「疑人不用，用人不疑」，唯有在互相信任的基礎上，才能建立共識，尤其在未來任何地方都可能是工作場所的「虛擬辦公室」環境中，信任更是必要條件。而與員工親自接觸能夠建立比較貼切的互信關係，「每個人都可以發信給我，」李焜耀每天會閱讀五十到一百封來自員工的信件，高層管理人如果能夠以身作則，會讓員工看對到公司對知識的用心，帶來好典範。

在知識寶庫激發新創意

　　在李焜耀的管理哲學中，有一個「剩餘理念」對於擴增知識寶庫具有非常正面的意義，這也是知識管理的一環。他鼓勵組織裡必須維持一定的剩餘理念，留多一點能量去做與眼前無關的事，讓大家發揮，給大家一點不同的思考。這個觀點與「知識管理」（Working Knowledge）一書中所指出，員工有沒有學習和思考的「放鬆」時間，是衡量公司知識政策的最佳指標之一的說法若合符節。事實上，知識寶庫的存在就是為了激發更多創意，形成更多的競爭優勢，如果公司是鼓勵員工去想、去學習以及彼此交流，其激發新創意的潛力相對強大。

　　「同一個錯誤沒有人會犯第二次。」是李焜耀對知識管理最大的期許，當工作、休閒、遊戲不再受特定時空限制，一個公司的知識管理就更形重要。知識就是力量，明碁掌握了贏戰未來的利器。

來源 : http://www.microsoft.com/taiwan/business/km/API.htm 台灣微軟

心得:時代在進步，現代已經跟電腦與網路科技密不可分，知識管理也是一樣。網路與電腦是知識管理一個很重要的工具，它可以讓我們獲得、分享、管理我們手頭上的資源與知識，讓我們更加便利有效率的使用這些知識，而且也消除了空間與時間、地點上的差異。好好的運用電腦網路，將會成為我們一個很重要的成功關鍵。